Los programas exitosos patrocinados por la Conferencia de Geógrafos Latino Americanistas (CLAG) se planifican cuidadosamente. Esa planificación incluye una amplia comunicación entre los miembros de la Junta y con los miembros en general. Se anima a los miembros del comité de programa y personal relacionado a seguir esta guía, mientras se preparan para la próxima convención. Vea la sección Comités CLAG de la Junta Manual CLAG para más detalles.

Personal del Programa:

1. Arreglos Locales Co-Presidente. Los Arreglos Locales Co-Presidente es miembro del Consejo de Administración o una persona designada por el Presidente de la Junta para ser responsable de los arreglos y las instalaciones en situ, incluidas salas para sesiones de planificación de eventos de comidas, ordenando equipo audiovisual, organizar el transporte local, hospedaje de invitados especiales, la planificación de los viajes de estudio de campo, y el manejo de la publicidad local. Esta persona también es responsable de abrir y mantener una cuenta bancaria para recibir los derechos de inscripción y del pago de los costos de la convención, en consulta con las presentaciones de los co-presidentes.
2. Presentaciones Co-Presidente. Las Presentaciones Co-Presidente es miembro del Consejo de Administración o una persona designada por el Presidente de la Junta responsable de solicitar presentaciones, procesamiento y programación en la reunión, reconociendo resúmenes de las ponencias, la organización de conferencias especiales y/o grandes presentaciones, la organización de sesiones de ponencias y carteles regulares, manipulación publicitaria nacional/internacional y la realización de la evaluación reunión.
3. Los Arreglos y Presentaciones Co-Presidentes locales pueden designar otras personas para llevar a cabo algunas de las actividades antes mencionadas que se hubiera advertido de estos nombramientos a la Junta. Lo ideal sería que el Consejo debe ser consultado antes de las citas.
4. El Director Ejecutivo comúnmente es el punto de contacto entre los planificadores de programas y de la Junta. Se espera que todo el personal de planificación de programas para comunicarse de forma regular (al menos mensualmente) con la Directora Ejecutiva que informar de sus progresos en la planificación de la reunión y de presentar los materiales requeridos.
5. El Oficial de Publicaciones publicará información general, los formularios de pre-inscripción y los materiales del programa relacionados en la Comunicación CLAG y otras publicaciones designadas según las indicaciones de la Junta.
6. Todos los miembros de la Junta asistirán en la publicidad de la reunión en sus áreas locales y alentar a los miembros y amigos a asistir a la reunión.

Modelo Calendario de Planificación Convención:

1. Doce a diez meses antes de la reunión:
• Junta de Administración recibe, evalúa y escoge el sitio y el tema para la próxima reunión.
• Hotel de Convención y catering están reservadas; arreglos sala de reuniones y comidas se hacen.
• Cuenta corriente local está abierto a recibir las cuotas de inscripción y los planes hechos por los depósitos regulares de dinero.
• Se invita a los oradores especiales y arreglos hechos por su hospitalidad.
• Anuncio preliminar y convocatoria de ponencias se publican en el CLAG Newsleter, en la página web CLAG y otros medios designados.
2. Diez y ocho meses antes de la reunión:
• Convocatoria de la Junta y la convocatoria de ponencias se siguen publicando en el Boletín CLAG y otros medios designados.
• Recibir y acusar resúmenes de las ponencias y sesiones de pósteres y materiales pre-registro.
• Responder a las solicitudes de información sobre el programa.
• Organizar para la grabación de audio/visual de sesiones (en su caso).
• Organizar viajes de estudio de campo y solicitar guías turísticos.
3. Ocho a seis meses antes de la reunión:
• Anuncios de reuniones y convocatorias de trabajos se siguen publicando en el Boletín CLAG y otros medios designados.
• Papel y resúmenes de las sesiones de carteles y materiales de pre-registro continúan siendo reconocido.
• Las solicitudes de información sobre el programa continúan siendo atendidas.
• Acuerdos locales se vuelven a confirmarse con los proveedores en el lugar.
4. Seis a cuatro meses antes de la reunión:
• Anuncios de reuniones y convocatorias de trabajos se siguen publicando en el Boletín CLAG y otros medios designados.
• Papel y resúmenes de las sesiones de carteles y materiales de pre-registro continúan siendo reconocido.
• Las solicitudes de información sobre el programa continúan siendo atendidas.
• Publicidad adicional sobre la reunión se distribuye a los miembros de la organización y otros.
5. Cuatro o dos meses antes de la reunión:
• Anuncios de reuniones y convocatorias de trabajos se siguen publicando en el Boletín de CLAG , en la página web y otros medios de CLAG designado.
• Papel y resúmenes de las sesiones de carteles y materiales de pre-registro continúan siendo reconocido.
• Las solicitudes de información sobre el programa continúan siendo atendidas.
• Publicidad adicional sobre la reunión se distribuye a los miembros de la organización y otros.
• Nombrar y notificar a las sillas de papel y de la sesión de carteles.
6. Dos a cero meses antes de la reunión:
• Anuncios de reuniones y convocatorias de trabajos se siguen publicando en el Boletín de CLAG, página web y otros medios de comunicación designado.
• Papel y resúmenes de las sesiones de carteles y materiales de pre-registro continúan siendo reconocido.
• Las solicitudes de información sobre el programa continúan siendo atendidas.
• Publicidad adicional sobre la reunión se distribuye a los miembros de la organización y otros.
• Preparar copia del programa y enviar a la impresora.
• Diseño e imprimir o adquirir boletos, recibos, etiquetas de nombre, etc.
• Preparar los paquetes de inscripción para los participantes (paquetes contienen carpeta resúmenes de las ponencias, los recibos de registro, etiqueta de nombre, forma de evaluación y otros materiales similares).
• Desarrollar los procedimientos de inscripción en el sitio y se encargará de personal del servicio de registro.
• Presentar publicidad a medios de comunicación locales.
7. En la reunión:
• Coordinar el registro en el sitio.
• Garantizar que las sesiones de ponencias y carteles, comidas, viajes de estudio de campo, una hospitalidad especial y otros eventos de reuniones avanzan según lo previsto.
8. Cero a dos meses después de la reunión:
• Enviar cartas de agradecimiento al personal del programa, los presentadores e invitados especiales.
• Pagar todos los gastos de convenciones, completa todas las transacciones financieras y enviar la declaración financiera final a la CLAG Tesorero.
• Revisar la información de evaluación y presentará al Consejo las sugerencias para la organización de la próxima reunión.